Gerenciar é sempre o maior desafio quando falamos de projetos. Pequenas empresas de design, por exemplo, sempre têm vários trabalhos idealizados ao mesmo tempo, com diferentes equipes com diversos trabalhos ou, ainda, uma equipe com trabalhos distintos. Independente do caso os projetos precisam ser acompanhados. É preciso estar perto para auxiliar, verificar produtividade, garantir prazos, resolver problemas, etc.

É nesse momento que o uso de boas ferramentas de gerenciamento ajuda, principalmente na hora de administrar os processos. Muitas delas possuem, inclusive, versões em App para Android e iOS ou suas plataformas são totalmente responsivas para smartphones.

Para ajudar o leitor do Carreirasolo.org a aumentar a sua produtividade e eficiência nessas tarefas, separei três tipos de ferramentas para gestão de projetos que, com certeza, irão mudar a forma como você gerencia sua empresa, ajudando na hora de coordenar as equipes independente do formato ou tamanho do seu empreendimento.

Primeiros pensamentos

É fundamental refletir sobre o seu negócio antes de escolher a ferramenta ideal para você. Este passo é importante porque opções de mais podem atrapalhar os processos e opções de menos também. Por exemplo, uma ferramenta com muitas variáveis que não sejam fundamentais para o seu negócio pode atrapalhar e aumentar a burocracia, da mesma forma que opções de menos não cumpre a eficiência desejada. Assim, essa etapa de reflexão é muito importante, não pule a questão.

Pense no seu tipo de gestão, no tamanho dos seus projetos, na quantidade de pessoas etc. Depois de ter tudo isso claro é hora de começar a procurar, aqui estão 3 bons exemplos:

1. Se você precisa de uma ferramenta colaborativa experimenteTrello é uma ótima opção. Essa ferramenta permite o controle e gestão de grupos de trabalho, inclusive vários ao mesmo tempo, você pode ainda criar um checklist de tarefas – isso é muito bom para visualizar o andamento do trabalho -, também é possível fazer comentários e revisar o que disponibilizado no programa.

2. Se você está satisfeito com a gestão de projetos da sua empresa, mas precisa de algo que te ajude a organizar melhor os fluxos de tarefas, o Heflo é a melhor opção, permite criar e gerenciar de forma colaborativa seus processos, assim você terá uma visão ampla da empresa e tudo o que acontece.

3. Cage é uma ferramenta com foco em negócios que trabalhem com projetos e criatividade, como agências de publicidade e designers, é para empresas que precisam supervisionar todo o progresso do projeto, possui também a funcionalidade de acessos simultâneos, correções online, e permite a interação entre os participantes.

Ainda não é comum no Brasil que pequenos empreendedores façam uso de ferramentas e app para gestão, mas buscar formas para otimizar o desenvolvimento de um projeto é fundamental para realizá-lo cada vez melhor.

Pesquise outros modelos se estes não se adaptarem às suas necessidades, e teste, teste muito, porque só assim você tem uma experiência real do que funciona ou não com você, o importante é encontrar um modelo que se adapte perfeitamente as suas necessidades e se encaixe com seu estilo de trabalho.